财务功能介绍

财务功能介绍

财务在erp中的主要工作在财务中心。

财务人员的帐号权限推荐设置：

财务主管可以设置“财务数据查询范围”为“本店”或者“全部”。

科目设置

打开财务管理模块，点击，点击“科目设置”选项卡，打开如下界面：

科目分为三级，及时科目没有那么多层级，也要按照三级来设置，例如：一级科目：资产；资产的二级科目：业务收入，银行账，现金帐等；再分别设置二级科目的三级科目，期初余额在三级科目设置。

科目设置时要注意：如果分公司账务要分开， 则要单独设置科目。

客户合同款项（应收款项）

一个客户完成签单后，会在中生成一条数据，会自动显示该客户有关的所有数据，如下图：

此界面金额数据说明：

签单总金额数据：来源于客户签单时提交的数据，是客户应付的款项总数，包含了后面的基础金额，主材金额，和套餐金额。客户如发生增减项，应及时修改此金额（可以通过预算增减项来修改，如果没有做预算可以直接在此处修改）。

实收金额：此数据来源于“日常款项管理”中的收款数据，收款时关联了该客户的，都会被自动计算到此数据中；

实付金额：此数据来源于“日常款项管理”中的付款数据，付款时关联了该客户的，都会被自动计算到此数据中；（此金额计算的前提是必须最少要有一笔收款记录）

客户欠款：此数据为计算数据，计算公式为：签单总金额-实收金额；

总采购款：材料采购时关联了该客户的，所有应付款合计；

已支付材料款：所有关联了该客户的采购单中已支付的金额合计；

未支付材料款：总采购款-已支付材料款；

出库材料金额：材料出库时关联了该客户的，所有出库金额合计；

总承包款：在“工程款项支付”中做的关联了该客户的所有发包数据金额汇总；

支付工程款：在“日常款项管理”中，付款时关联了该工地和承包人的（需要有发包数据）支付金额汇总；

项目经理材料费：指的是在做材料采购时，或者出库时，同时关联了该客户和项目经理的材料费合计，表示是为项目经理购买的材料；

尾款：为总承包款-支付工程款-项目经理材料费；一般看尾款2即可；

提成总计：在“提成管理”中做的所有的提成金额；

已支付：所有已经支付的提成金额；

尚未支付：提成总计-已支付；

现金余额：为该客户交款总数-该工程所有付出去的钱；实收金额-实付金额

客户款项的收取

收客户款项时，在界面，点按钮，要注意关联客户和合同款id，如下图：

或者直接从“客户财务管理”界面——“合同应收款查询”界面，直接收款（合同款项需要提前由设计师录入）：

找到该客户的对应的合同款期数，点上方的“收款”按钮，这样操作会自动关联客户和合同款的id：

客户收款的金额会自动汇总到“客户款项管理”界面与之对应的客户“实收金额”上。需要注意一点，如果给客户退钱，也要使用收款的方式，在金额里面写负数即可。

工程发包款（或工人工资）

绝大多数的装饰公司目前都是发包形式来施工的，发包有2种，一种是连工带料全部发包给项目经理，公司只针对项目经理一个人说话；第二种是将各个工种的工费发包给每个工种，需要的材料公司自己采购，发包给每个工种的话就要添加多个发包记录。

以上两种方式都需要给每个承包人做一个工程帐，通常此费用在工程中心，由工程管理人员建立，此处以财务人员身份来建立。

点按键，打开如下界面：

点按键：

必须要选择工程，然后输入承包人和承包金额。如果前期不确认承包金额是多少，可以预估一个金额，或者直接写0都可以；设置一个支付红线，提醒付款的时候不要超过这个金额；质保金根据公司需要来填写，完成后点保存。

这样一笔发包的记录就录入完成了。需要注意的是：一个承包人，在同一个工程里面，只允许有一个承包记录。如果他同时做2个项目，需要把这2个项目的金额合计起来，写到一个承包金额里面，例如：承包内容写水暖3000电工2000，承包金额写5000.

需要注意的是，工程上所有发生的费用，除了材料以外，其它的都需要做发包，例如工程保洁，或者一些拆除的工费等，因为只有发包和材料会计入到工地的成本中。

工程发包款的支付

可以在“日常款项管理”界面点，需要同时关联该客户和使用人，例如上图中的发包，工程编号是4，承包人是“范伟”，则付款时需要同时关联这2个选项，如下图：点”选择发包款”,选择后可以同时关联上客户和使用人:

或者直接在“工程款管理”界面，点”批量付款”:

然后在需要支付的记录上点右键”添加到合并支付”,可以将需要支付的记录都添加到合并支付界面,支付金额可以修改, 一次性完成对多笔工程款项的支付.此操作适合对单个项目经理支付多笔工程款项的操作,提高效率.

材料采购款的支付

材料采购是在“材料管理”模块进行的，财务模块可以看到采购的数据且可以付款。

点开财务中心——“材料采购管理”，打开后界面如下：

金额说明：

应付金额：应该支付给材料商的总款项；

已付金额：此金额是老版本（4.5之前）的版本中，手写的支付金额，此金额后面会取消显示；

实际支付：此金额是自动读取的日常款项中，关联了次此采购单的金额数据，新版中以这个金额为准；

欠款：应付金额-实际支付；如果“是否结讫”已经勾选，则此金额会自动归为0；

内销合计：指的是按照内销价计算的金额，通常此金额指的是卖给项目经理的价格，如果关联了项目经理的名称，则此金额会被计算为支付给项目经理的款项的一部分；

利润：内销合计-应付金额得出；

材料采购款是可以进行批量支付的，操作方法：首先查询要支付的款项，每次只能支付给一个供应商的，所以查询时首先要查询改供应商名称，然后在选择“是否结讫”为否的选项，然后点查询：

此时会将该供应商所有未付款的订单查询出来，接着点开的按钮，打开批量付款列表界面，如下图：

接下来在没有付款的订单数据上点右键——“添加到合并付款列表”，将本次需要支付的订单可以一次性添加到合并付款列表上，如果金额有优惠，可以在合并付款的列表中修改付款金额，点击下方的“付款”即可生成相应的日常款项记录数据。
如果支付的金额=应付金额，则会自动勾选上“是否结讫”的选项；如果修改了付款金额，而实际上是材料商给了优惠的，要选中采购单，点上方的，在打开的界面上添加优惠：

优惠后的金额要等于支付的金额，这样就会自动判断为结讫了。也可以手动将此界面的“是否结讫”勾选上。

如果不使用批量支付，而直接在日常款项管理界面添加付款，则需要在付款时关联采购单：

这样付款以后也会自动的关联上相对应的采购数据，如果支付的金额等于应付的金额，也会自动标记结讫,日常界面付款只能单笔支付。

员工提成管理

在“客户财务管理”界面，对每一个工程来设置每个员工的提成。

选择客户，点上方的“提成管理”按钮，打开提成界面：

点下方的新增，提成计算金额会默认为签单的金额，输入比例会自动计算提成所得金额，如果根据比例计算的金额有零头，可以像上图中那样直接将金额输入在“提成计算金额”中，提成比例输入1即可。

5.09版本以后,提成的支付金额不能再手写,需要在提成款管理界面进行支付,支付完以后会自动显示在此处.

提成款的支付方法:

批量支付:在”提成款管理”界面,先查询出需要支付的提成,然后点上方的”批量支付”按钮,打开界面:

然后点右键_选择记录添加到合并支付列表,然后在合并付款界面进行付款操作即可;

单条支付: 单条支付的操作,在批量支付界面也能操作,选择一条即可;也可以在日常款项管理界面,点”添加付款”,然后选择提成id进行关联:

工程利润查询

点“工程利润表”可以看到每个工程的利润：

利润为自动计算的，计算方式为：签单总金额-承包金额-提成-自购材料费-其他成本+采购差价利润和出库差价的利润,利润率栏目尾部的数据为平均值,其他为合计值.

其他成本:

有一些成本费用,需要做在其他成本选项里面, 其他成本的设置方法,在”日常款项管理____设置费用均摊”,即可. 操作方法:

先选择已经做好的日常付款记录,然后点”费用均摊”的按钮,打开均摊界面,再点”添加均摊工程”,可以选择多个工程进行均摊,最后点”金额均摊”即可完成,如果只是一个工程的费用,选择一个即可.

点”工程成本利润”上方的“费用明细”可以看到每个成本的组成：

利润的数据无法手动去修改，只能通过修改发包，提成，采购，出库,其他成本等等的数据来自动修改。

凭证制作

凭证为5.0版本中新增的功能，在之前的版本中都没有此功能。做凭证之前需要设置好科目

点开

打开第一个界面就是凭证管理的界面，如下:

凭证制作

点上方的“添加凭证”按钮，来制作凭证：

凭证的数据可以直接输入，也可以点上方的“选择凭证来源”按键根据已经做好的相关数据来选择：

从来源里面选择的凭证数据，最好只选择一条数据做凭证（凭证里面会自动生成借方和贷方各1条数据），这样会将选择的来源单号自动关联到凭证里面，选择多条凭证的话，也只能关联一条；如果是手动添加的，则可以添加多条数据。

数据添加到凭证表后，需要手动选择科目，点“科目全称”栏的小按键，会打开科目列表，在需要的科目上双击，即可选择上：

凭证的借贷方的金额相减必须为0方可保存。

凭证必须完成审核以后方可打印。

凭证审核：

凭证保存完成后，点上方按钮可以完成审核，审核过的凭证就不允许再修改了；如果需要修改，则需要以后方可再修改。

科目月结：

科目月结必须是一个个科目来月结：

点开后，先在上方选择一级，二级，三级科目，和要结算的年份和月份，然后点击查询，只有查询到有凭证数据的，“写入月结”的按钮才会变为可用，点击“写入月结”，会将查询到数据写入到下方，

然后点击“完成月结”即可。月结后，该科目当前月份的数据会自动锁定，不可再更改；如需更改，需要撤销月结。撤销月结在“科目月结管理”中来撤销。

科目余额查询：

点“科目余额表”可以看到每个科目的余额：

科目余额的计算方式为：科目的期初余额+该科目所有的月结余额+该科目未月结的余额。

一级科目和二级科目的余额，可以在上方查询后看下方的表尾金额合计即可。

如需要资产负债表，可以将科目余额表导出excel，然后手工制作一下即可。

日常款项管理

日常所有的收付款，都应该在日常款项管理界面有数据。收客户款，付工程款，都应该在此界面操作（或从其他界面操作此界面的链接），这里面显示的是所有的流水。

日常款项管理界面的数据，默认显示的是一年内的数据，如需要查询所有的数据，点一下左侧的“全部”即可查询到所有的数据。

收款时关联了客户编号的，此金额会自动计算为该客户的实收金额；

关联了合同id的，同时会关联计算改客户合同款的对应期数，如果金额与之相符，会自动标记为完成收款；

日常付款时关联的说明：

同时关联客户编号和使用人的，会自动将此款项关联到发包数据，金额会自动汇总到已支付金额；

关联了采购单的，会自动关联到材料采购记录中的实际支付金额，如果金额和采购单中的应付金额相等，则会自动将采购单标记为已结讫；

关联了工资id的，会自动将金额汇总到工资中的实际支付金额中；如果金额和工资的实付金额相符，会自动标记为工资已支付。

员工工资管理

首先需要把公司内所有的员工，都要录入到“用户及权限设置”中，然后选择要做工资的年份和月份，点击“导入工资”，会自动生成该月的工资，然后分别点“编辑工资”，填写上每个员工的工资金额：

所有员工的工资都编辑完成之后，点上方的“批量支付”按钮，打开批量支付界面：

然后分别在需要支付的工资列表上点右键，“添加到批量支付列表”，添加完成后，点下方的

按钮完成支付即可。

此操作仅会自动生成日常款项记录，不会自动生成相关的凭证，凭证需要手动至“科目及凭证”界面制作。

工资界面的“是否发放”选项，通常是自动判断的，如果与之关联的日常款项金额与实付工资的金额一致，则会自动标记为发放；也可以手动点编辑来勾选。

如果支付的工资中含有提成的金额，需要到提成管理中手动修改相关提成的支付金额数据。

银行账管理

如果银行账号已经设置了科目,平时收付款都关联了科目,则此处不需要做;如果银行和现金的数据没有做科目,则可以在平时收款付款时关联银行账,将会自动生成相对应的银行账数据,在5.09版本以后,银行账的余额不再自动计算,改为了手动计算和自动按顺序修改的方式.

银行账一般不需要单独做, 收付款时关联即可自动生成;但如果不涉及到营业款的收支,比如取现金备用,则直接单独在银行账界面操作即可.

银行账每天应核对一次, 先筛选出当天的数据,核对数据笔数没错以后,点编辑修改第一笔余额,然后点击”余额按顺序调整”按钮,会自动写入每笔记录的余额. 删除数据,核对无误以后,也应该点击一下,刷新出正确的余额.

值得提示的是, 实际的银行余额应该以网上银行查询到的为准.

现金账管理

同银行账一样,如果现金已经设置了科目,平时收付款都关联了科目,则此处不需要做;如果银行和现金的数据没有做科目,则可以在平时收款付款时关联现金账,将会自动生成相对应的现金数据,在5.09版本以后,现金账的余额不再自动计算,改为了手动计算和自动按顺序修改的方式.

现金账一般不需要单独做, 收付款时关联即可自动生成;但如果不涉及到营业款的收支,比如存现金到银行,则直接单独在现金账界面操作即可.

现金账每天应核对一次, 先筛选出当天的数据,核对数据笔数没错以后,点编辑修改第一笔余额,然后点击”余额按顺序调整”按钮,会自动写入每笔记录的余额. 删除数据,核对无误以后,也应该点击一下,刷新出正确的余额.

现金的经手人应该提前设置,如果没有设置经手人,收付款时选择了现金, 到此页面上是看不到数据的.

财务报表的查看

每月财务数据做完以后,应进入财务报表界面生成当月的财务报表数据,数据核对无误后,应点击”编辑”,将报表数据锁定:

,如果报表数据有问题,检查修改相关数据以后,回到此界面,选中对应的报表记录,点”数据刷新”即可刷新数据.锁定后的数据不能删除和刷新.